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Per quanto conservare i documenti aziendali

Per qualsiasi tipo di attività si svolga, in ogni azienda viene prodotta una considerevole quantità di documentazione. Le imprese stanno sempre di più comprendendo la necessità di effettuare un passaggio: dai documenti cartacei a quelli digitali.

I vantaggi di questa transizione sono molteplici: riduzione nella produzione di carta e minor impatto ambientale, riduzione degli spazi fisici occupati, maggiore efficienza nella consultazione, maggior sicurezza nella conservazione dei documenti…

Nonostante questo passaggio, che noi consigliamo ampiamente, i documenti cartacei occupano ancora un posto di rilievo nella vita di un’azienda. Devono perciò essere conservati in modo preciso, efficiente e rispettando delle tempistiche. Sia per una necessità dell’impresa che per un obbligo imposto dalla legge.

Andiamo insieme a scoprire come, perché e per quanto tempo un’azienda dovrebbe conservare la propria documentazione.

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Quali documenti aziendali conservare?

La prima cosa da definire è quale tipologia di documento azienda deve essere conservata. Per questo, ci viene in aiuto la legge Italiana che affronta il tema dell’archiviazione aziendale nell’articolo 2220 del Codice Civile. In questo articolo si regola infatti la conservazione delle cosiddette scritture contabili.

Sappiamo perciò che l’obbligo di legge di conservare i documenti, riguarda questo particolare tipo di scritture che, sebbene composte a loro volta altre sottocategorie, individuano contenuti specifici. In particolare, per scritture contabili, intendiamo tutti quei “documenti che attestano i movimenti economico-finanziari di un’impresa”.

Tuttavia, la legge stabilisce che non tutte le aziende devono conservare gli stessi tipi di documenti. Per certe imprese vige l’obbligo di conservazione di soltanto alcuni, mentre per altre questa imposizione si allarga. Vediamo più nel dettaglio.

Differenze tra le imprese

La distinzione principale tra le aziende, che individua i tipi di scritture che queste devono conservare, riguarda la loro dimensione.

Il legislatore ci indica che i piccoli imprenditori non sono obbligati a conservare il libro giornale e il libro degli inventari. Al contrario però, per loro vige l’imposizione di tenere i registri per l’IVA e quello dei beni ammortizzabili. Questa norma prevede l’eccezione che i ricavi della piccola azienda superino i 400.000€ per imprese di servizi e 700.000€ per altri tipi di imprese.

Per le aziende medio-grandi invece, la legge impone la conservazione di:

  • Libro giornale (le operazioni compiute quotidianamente nell’esercizio dell’impresa)
  • Libro degli inventari (attivi e passivi delle imprese, il conto finale di profitti e perdite)
  • Corrispondenza commerciale
  • Libro mastro
  • Libro di cassa
  • Libro magazzino
  • Libri sociali
  • Registri previsti ai fini dell’IVA
  • Scritture ausiliarie di magazzino
  • Registro dei beni ammortizzabili
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Per quanto conservare i documenti?

Infine, vediamo per quanto tempo un’impresa deve, per legge, conservare le sue scritture contabili, che si tratti di un piccolo, medio o grande imprenditore.

Lo stesso articolo del Codice Civile indica che tutte queste scritture “devono essere conservate per 10 anni dalla data dell’ultima registrazione”. Inoltre, viene indicato che, per lo stesso lasso di tempo, l’impresa deve conservare anche fatture, lettere e telegrammi ricevuti nonché le copie di questi.

Tutta questa documentazione non deve perciò essere persa o distrutta, ma conservata garantendone integrità e disponibilità. Un documento deve quindi essere autentico, consultabile in tempi relativamente brevi e comprensibile.

I nostri servizi comprendono anche l’archiviazione e la gestione dei documenti aziendali, in modo che siano sempre disponibili e a portata del cliente.
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