Digitalizzazione dei documenti aziendali
Oggi sempre di più la nostra società sta affrontando varie sfide in tanti ambiti. Uno dei più complessi è quello della sostenibilità ambientale, di prodotti e processi aziendali. La lotta all’inquinamento, allo spreco, allo sfruttamento dannoso delle risorse è più che mai un imperativo, un impegno che ognuno di noi deve assumersi.
In questa ottica, un valido alleato al perseguimento della sostenibilità è il processo di digitalizzazione. Per le aziende, la digitalizzazione dei documenti non è solo sinonimo di risparmio di risorse (tempo, costi, lavoro) ma appunto, anche un modo per fare la propria parte nella difesa di un mondo che loro stesse abitano.
Digitalizzazione ed efficienza dei processi aziendali
In tantissime aziende ancora oggi, tanti processi aziendali prevedono l’utilizzo di grandi quantità di carta e documenti cartacei. Questi pongono numerosi problemi come: un eccessivo costo di gestione, la difficoltà di condivisione e archiviazione, la potenziale mancanza di trasparenza, gli elevati tempi di ricerca e consultazione, la possibilità di smarrimenti altro ancora.
Insomma, il filo comune che lega queste problematiche è quello dell’inefficienza che caratterizza i processi. Ma non solo, in varie circostanze si può anche arrivare a riscontrare un’inefficacia di questi processi: se un documento cartaceo viene perso, compromesso o contraffatto, spesso diventa del tutto inutile e può bloccare un processo impedendo di raggiungere l’obiettivo.
I problemi che la carta e l’utilizzo di documenti fisici pongono sono evidenti e da sempre presenti. La soluzione a questi è il processo di digitalizzazione dei documenti.
I vantaggi aziendali della digitalizzazione
Per digitalizzazione o dematerializzazione intendiamo quindi la sostituzione del supporto tradizionale della documentazione amministrativa, con quello informatico. Rendere digitale un documento cartaceo apporta numerosi vantaggi all’attività dell’azienda e alla qualità del lavoro dei suoi dipendenti. Vediamone alcuni.
Facilità di accesso: dal momento che un documento è digitalizzato e salvato in cloud, è accessibile in modo facile e veloce da qualsiasi dispositivo elettronico connesso alla rete aziendale.
Facilità di ricerca: creare un database aziendale che contenga tutti i documenti, suddivisi in base a certi criteri, rende molto facile trovare in documento che si cerca in mezzo a tutti gli altri. Il testo in formato digitale consente di utilizzare un metodo di ricerca che richiami specifiche parole al suo interno, per identificarlo.
Risparmi di risorse: un documento digitale permette di risparmiare carta, inchiostro, toner, energia elettrica per le stampanti, spazio in archivio, faldoni, cancelleria, costi di spedizione (e quindi emissioni di sostanze inquinanti) e tanto ancora.
Inoltre, è sempre possibile modificare un documento digitale senza dover cestinare tutta la versione e ricrearla da capo. Insomma, i vantaggi per l’azienda sono davvero innumerevoli.
L’impatto ambientale della digitalizzazione
Com’è facile immaginare, nemmeno la digitalizzazione è esente dal consumo di risorse e quindi da un impatto negativo sull’ambiente e l’ecosistema. Banalmente, la sola energia elettrica per alimentare server e computer è indispensabile.
Tuttavia, la differenza di impatto negativo sull’ecosistema tra una gestione cartacea dei documenti e una digitale è enorme e il passaggio a un sistema dematerializzato può solo impattare positivamente sul livello di inquinamento prodotto da aziende e privati.
Come abbiamo accennato, creare e utilizzare solo documentazione digitale, permette di ridurre la produzione e il consumo di carta e cartone, sia direttamente per i fogli che per tutto il materiale di cancelleria correlato (faldoni, buste, scatole, nastri…).
In aggiunta, riducendo i documenti cartacei si riduce l’utilizzo delle stampanti e quindi anche dei rispettivi toner, che rappresentano tra l’altro un rifiuto speciale, da trattare e smaltire con adeguate procedure.
Come se non bastasse, al fine di inviare un documento o una serie di documenti cartacei al suo destinatario è necessario effettuare spedizioni e trasporti che nella maggior parte dei casi avvengono su strada con furgoni, camion e in generale veicoli. Per i documenti dematerializzati, tutto ciò non avviene ed è possibile ridurre l’inquinamento e le emissioni dei gas serra.
Questi sono solo alcuni dei tanti vantaggi per il nostro ambiente, derivanti dai processi di digitalizzazione e ognuno di essi è estremamente importante e rappresenta un passo in più nella salvaguardia del nostro mondo.
Noi di PB Servizi siamo grandi sostenitori del processo di digitalizzazione e siamo fieri di affermare che questo costituisce il nostro core business e il servizio di punta che offriamo ai nostri clienti.
Scopri tutti i nostri servizi e contattaci per qualsiasi informazione, con il modulo che trovi qui sotto!