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Digitalizzazione dei documenti aziendali

Oggi sempre di più la nostra società sta affrontando varie sfide in tanti ambiti. Uno dei più complessi è quello della sostenibilità ambientale, di prodotti e processi aziendali. La lotta all’inquinamento, allo spreco, allo sfruttamento dannoso delle risorse è più che mai un imperativo, un impegno che ognuno di noi deve assumersi.

In questa ottica, un valido alleato al perseguimento della sostenibilità è il processo di digitalizzazione. Per le aziende, la digitalizzazione dei documenti non è solo sinonimo di risparmio di risorse (tempo, costi, lavoro) ma appunto, anche un modo per fare la propria parte nella difesa di un mondo che loro stesse abitano.

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Digitalizzazione ed efficienza dei processi aziendali

In tantissime aziende ancora oggi, tanti processi aziendali prevedono l’utilizzo di grandi quantità di carta e documenti cartacei. Questi pongono numerosi problemi come: un eccessivo costo di gestione, la difficoltà di condivisione e archiviazione, la potenziale mancanza di trasparenza, gli elevati tempi di ricerca e consultazione, la possibilità di smarrimenti altro ancora.

Insomma, il filo comune che lega queste problematiche è quello dell’inefficienza che caratterizza i processi. Ma non solo, in varie circostanze si può anche arrivare a riscontrare un’inefficacia di questi processi: se un documento cartaceo viene perso, compromesso o contraffatto, spesso diventa del tutto inutile e può bloccare un processo impedendo di raggiungere l’obiettivo.

I problemi che la carta e l’utilizzo di documenti fisici pongono sono evidenti e da sempre presenti. La soluzione a questi è il processo di digitalizzazione dei documenti.

I vantaggi aziendali della digitalizzazione

Per digitalizzazione o dematerializzazione intendiamo quindi la sostituzione del supporto tradizionale della documentazione amministrativa, con quello informatico. Rendere digitale un documento cartaceo apporta numerosi vantaggi all’attività dell’azienda e alla qualità del lavoro dei suoi dipendenti. Vediamone alcuni.

Facilità di accesso: dal momento che un documento è digitalizzato e salvato in cloud, è accessibile in modo facile e veloce da qualsiasi dispositivo elettronico connesso alla rete aziendale.

Facilità di ricerca: creare un database aziendale che contenga tutti i documenti, suddivisi in base a certi criteri, rende molto facile trovare in documento che si cerca in mezzo a tutti gli altri. Il testo in formato digitale consente di utilizzare un metodo di ricerca che richiami specifiche parole al suo interno, per identificarlo.

Risparmi di risorse: un documento digitale permette di risparmiare carta, inchiostro, toner, energia elettrica per le stampanti, spazio in archivio, faldoni, cancelleria, costi di spedizione (e quindi emissioni di sostanze inquinanti) e tanto ancora.

Inoltre, è sempre possibile modificare un documento digitale senza dover cestinare tutta la versione e ricrearla da capo. Insomma, i vantaggi per l’azienda sono davvero innumerevoli.

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L’impatto ambientale della digitalizzazione

Com’è facile immaginare, nemmeno la digitalizzazione è esente dal consumo di risorse e quindi da un impatto negativo sull’ambiente e l’ecosistema. Banalmente, la sola energia elettrica per alimentare server e computer è indispensabile.

Tuttavia, la differenza di impatto negativo sull’ecosistema tra una gestione cartacea dei documenti e una digitale è enorme e il passaggio a un sistema dematerializzato può solo impattare positivamente sul livello di inquinamento prodotto da aziende e privati.

Come abbiamo accennato, creare e utilizzare solo documentazione digitale, permette di ridurre la produzione e il consumo di carta e cartone, sia direttamente per i fogli che per tutto il materiale di cancelleria correlato (faldoni, buste, scatole, nastri…).

In aggiunta, riducendo i documenti cartacei si riduce l’utilizzo delle stampanti e quindi anche dei rispettivi toner, che rappresentano tra l’altro un rifiuto speciale, da trattare e smaltire con adeguate procedure.

Come se non bastasse, al fine di inviare un documento o una serie di documenti cartacei al suo destinatario è necessario effettuare spedizioni e trasporti che nella maggior parte dei casi avvengono su strada con furgoni, camion e in generale veicoli. Per i documenti dematerializzati, tutto ciò non avviene ed è possibile ridurre l’inquinamento e le emissioni dei gas serra.

Questi sono solo alcuni dei tanti vantaggi per il nostro ambiente, derivanti dai processi di digitalizzazione e ognuno di essi è estremamente importante e rappresenta un passo in più nella salvaguardia del nostro mondo.

Noi di PB Servizi siamo grandi sostenitori del processo di digitalizzazione e siamo fieri di affermare che questo costituisce il nostro core business e il servizio di punta che offriamo ai nostri clienti.
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