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Distruzione Certificata dei Documenti

Capita ancora troppo spesso, in varie aziende ed uffici, di essere sommersi di documenti cartacei: scatole, faldoni e cartelle ricolme di fogli di cui vorremmo liberarci gettandoli via. I documenti però non costituiscono un normale tipo di rifiuto, che è possibile smaltire senza preoccupazioni.

Specialmente quelli che contengono dati sensibili devono essere distrutti prima di essere smaltiti definitivamente. Per “distruzione” non si intende però solo l’eliminazione della carta o del supporto sul quale sono riportate le informazioni. Oltre a questo, è necessario assicurarsi di aver reso completamente illeggibile il contenuto del documento: in questo modo si rende impossibile la ricostruzione da parte di terzi.

La distruzione dei documenti tuttavia, non può essere effettuata da chiunque, privati o aziende senza distinzioni. È necessario essere in possesso di regolari certificazioni che attestino che l’ente in questione possiede le caratteristiche necessarie a svolgere il compito secondo le norme vigenti.

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Le norme sulla tutela dei dati personali

L’obiettivo principale delle norme vigenti in materia di trattamento dei documenti, riguarda la tutela della privacy. L’obiettivo è quello di assicurare che il trattamento dei dati personali non avvenga senza il consenso dell’interessato. Si tratta del cosiddetto Codice di protezione dei Dati Personali.

Un’altra importante normativa, riguarda la segretezza e tutela della Privacy, definita dal Regolamento GDPR, entrato in vigore in Italia il 25 maggio 2018. Questo regolamento impone che i documenti obsoleti possano essere distrutti solo in modo che non resti traccia dei dati personali contenuti. Il fine di questa norma è quello di ridurre (se non eliminare) il rischio che tali informazioni possano essere utilizzate in seguito in modo fraudolento.

Esempi di questi documenti, in ambito aziendale, sono gli estratti conto, le offerte, i preventivi, i contratti commerciali, le fatture ecc.

Nel caso in cui il titolare del trattamento dei dati non rispetti le norme sopra descritte, sopraggiungono importanti sanzioni che gravano su di esso. È importante sottolineare che questo avviene sia in caso l’azienda si sia occupata direttamente dello smaltimento dei documenti, sia nel caso in cui questa abbia affidato il compito a soggetti terzi.

Il titolare del trattamento viene esentato solo se dimostra di essersi affidato a soggetti specializzati e regolarmente certificati, che a loro volta hanno dato prova dell’avvenuta distruzione secondo i termini di legge.

La certificazione per la distruzione dei documenti

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Come dicevamo prima, esistono specifiche certificazioni atte ad autorizzare in maniera ufficiale un ente, alla distruzione dei documenti.  Queste certificazioni hanno lo scopo di verificare che il soggetto in questione sia dotato di specifiche e comprovate capacità tecniche e organizzative necessarie a garantire una distruzione dei documenti efficace e a norma di legge.

Un ente certificato alla distruzione dei documenti, come noi di PB Servizi, effettua il macero della documentazione cartacea attraverso un processo di triturazione prima e di pressaggio e imballaggio dei resti sminuzzati, poi.

Il rispetto della privacy viene anche garantito a monte del processo, quando la documentazione selezionata viene raccolta in appositi contenitori sigillati prima del trasporto. In questo modo, nessuno potrà più accedere ai dati personali che verranno poi eliminati.

La distruzione certificata dei documenti cartacei è un processo importante, che è necessario svolgere in modo preciso, affidandosi a professionisti del settore.

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